Partijen

De klant is verwerkingsverantwoordelijke. VergunningKompas verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant en voor de overeengekomen dienstverlening.

Doel van de verwerking

De verwerking is beperkt tot vergunningschecks, dossieropbouw, documentcontrole, aanvraagondersteuning, feedbackverwerking en aanverwante workflowfunctionaliteit binnen het platform.

Soorten gegevens

• Contactgegevens van gebruikers en contactpersonen.
• Adres- en projectgegevens.
• Uploads, tekeningen, rapporten en overige bijlagen.
• Dossierstatussen, feedback, notities en gegenereerde teksten.

Instructies van de klant

VergunningKompas verwerkt gegevens alleen volgens de vastgelegde opdracht, de ingestelde productfunctionaliteit en redelijke aanvullende instructies van de klant, voor zover die schriftelijk of aantoonbaar zijn vastgelegd.

Beveiliging

VergunningKompas moet passende technische en organisatorische maatregelen nemen om gegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Denk aan toegangsbeheer, logging, back-ups en gescheiden beheerrechten.

Subverwerkers

Externe hosting- of infrastructuurpartijen mogen alleen worden ingezet als dat noodzakelijk is voor de dienstverlening. De klant moet hierover transparant worden geïnformeerd en passende afspraken moeten worden vastgelegd.

Datalekken en verzoeken

VergunningKompas moet beveiligingsincidenten en datalekken zonder onredelijke vertraging melden aan de klant. Verzoeken van betrokkenen over inzage, correctie of verwijdering moeten aantoonbaar en tijdig worden doorgezet of ondersteund.

Einde van de overeenkomst

Bij beëindiging moeten gegevens, voor zover contractueel afgesproken, worden verwijderd, geretourneerd of aantoonbaar overgedragen. Leg daarbij expliciet vast welke bewaartermijnen nog gelden voor back-ups of wettelijke verplichtingen.